Bohlen & Tammling Versicherungen arbeitet an drei Standorten. Ziel war ein zentrales System, über das das Team gemeinsam mit den Kunden kommuniziert. Ich habe es im Rahmen von linkty.ai eingeführt.
Der Kundenbestand zuerst
Ein gemeinsames System ist nur so brauchbar wie die Daten darin. Knapp 8.000 Endkunden habe ich aus dem Maklerverwaltungsprogramm exportiert und mit Python aufbereitet: Daten in ein sauberes Format bringen, Felder zusammenführen, für die gemeinsame Arbeit vorbereiten. Nach einem Testlauf habe ich sie über die Schnittstelle ins CRM gespielt und, wo möglich, den Standorten zugeordnet.
Assistenten und Team
Je Standort habe ich einen Sprach- und einen WhatsApp-Assistenten eingerichtet. Zwölf Mitarbeitende habe ich in die Software eingearbeitet. Das Team schreibt parallel über einen zentralen WhatsApp-Zugang und sieht die bisherigen Verläufe. So weiß jeder, was mit dem Kunden schon besprochen wurde.
Vor dem Einsatz habe ich die Assistenten mit simulierten Kunden getestet. Danach habe ich echte Gespräche ausgewertet.
Eine E-Mail je Anliegen
Anliegen aus Telefon und WhatsApp erreichen das Team als übersichtliche E-Mail. Sie enthält:
- eine Zusammenfassung des Anliegens, mit Hinweis, sie zu prüfen,
- den nächsten Schritt und die Priorität,
- Links zum Gespräch und zur Kundenakte im Verwaltungsprogramm,
- einen vorbereiteten Prompt für den KI-Assistenten des Verwaltungsprogramms.
Den Prompt kopiert ein Mitarbeiter dorthin. Er endet mit „Schick noch nichts ab“: Das Team prüft, bevor etwas hinausgeht.
Was das für Ihr Büro bedeutet
Mehrere Standorte, ein Verwaltungsprogramm, viele Kanäle: Bevor Assistenten sinnvoll arbeiten, müssen Bestand, Zuständigkeiten und Übergaben klar sein. Das ist der größere Teil der Arbeit. Die Einführung bei den anderen Maklern beschreibt linkty.ai, ein kleineres Büro zeigt der Bericht zu Jungmann.
Die Technik dahinter
- GoHighLevel: CRM, WhatsApp-Zugang und Assistenten, angebunden über die Schnittstelle.
- Python: Aufbereitung der exportierten Kundendaten vor dem Import.
- Übergabe-E-Mail: automatisch erzeugt, mit Links in Gespräch und Kundenakte.
