Kennen Sie das? In Ihrem CRM liegen Leads, um die sich seit Monaten niemand gekümmert hat. Genau da stand Powerplant: über 6.000 Photovoltaik-Bestandsleads, teils zwei bis zweieinhalb Jahre alt. Ein externes Callcenter für die Reaktivierung war zu teuer, und die eine Innendienst-Stelle schaffte das Volumen nicht. Halten konnten wir die Stelle auch nicht. Niemand will auf Dauer Listen abtelefonieren.
Powerplant kenne ich von innen: Ich habe dort die Vertriebsmannschaft mit aufgebaut, in rund einem Jahr auf 42 Handelsvertreter. Das Lead-Problem war mein eigenes Problem.
Was am Ende dabei herauskam
- 3.400 der über 6.000 Bestandsleads wurden tatsächlich erreicht. In der Spitze hat das System 1.100 Leads in 40 Minuten abtelefoniert.
- 214 Photovoltaik-Termine und 46 Wärmepumpen-Termine wurden gelegt. Termine, die sonst schlicht nicht entstanden wären.
- Rund 30 Prozent mehr qualifizierte Leads kamen sauber vorbereitet beim Vertrieb an.
- Die Innendienst-Stelle für die Vorqualifizierung musste nicht nachbesetzt werden. Die Kollegen bereiten seitdem Abschlüsse vor, statt Nummern zu wählen.
Wie sich das anhört
Der Agent ruft an, stellt sich als KI vor, fragt nach dem Interesse, behandelt Einwände und bucht bei Interesse direkt einen Termin in den Kalender. Die Gesprächsführung dahinter ist ein von mir geschriebener Multi-Flow-Prompt: je nach Reaktion des Angerufenen nimmt das Gespräch einen anderen Verlauf, vom kurzen Nein bis zur Terminbuchung.
Ehrlicherweise: Das klang nicht von Anfang an gut. Der erste Wurf war zu steif, und es brauchte mehrere Runden Feintuning an Tonfall, Einwandbehandlung und Gesprächsverläufen, bis sich die Anrufe natürlich anfühlten. Gerade bei Leads, deren Anfrage über zwei Jahre alt war, entscheidet der Gesprächseinstieg darüber, ob jemand zuhört oder auflegt.
Übrigens: Dass sich der Agent am Gesprächsanfang als KI zu erkennen gibt, war bei uns von Anfang an Standard. Seit August 2026 ist es mit dem EU AI Act ohnehin Pflicht. Der Erreichbarkeit hat die Ehrlichkeit nicht geschadet.
Was das für Sie heißt
Die Reaktivierung war eine einmalige Aktion mit klarem Ende: Liste abgearbeitet, Termine gelegt, Innendienst entlastet. Genau das macht den Fall übertragbar. Wenn bei Ihnen Lead-Listen liegen bleiben, weil niemand zum Telefonieren kommt, ist das der gleiche Fall: Energie, Handwerk, jeder Vertrieb mit hohem Anfrage- oder Lead-Volumen.
Die Technik dahinter
Für alle, die es genau wissen wollen:
- Retell AI führt die Telefonate; die Gesprächslogik ist ein Multi-Flow-Prompt mit Einwandbehandlung und Terminlegung.
- Bitrix24 ist das CRM: Qualifizierte Leads landen dort mit Termin. Das Vertriebssystem dahinter (Lead-Strecken, Controlling, Reportings) hatte ich bei Powerplant selbst aufgesetzt.
Bei Ihnen bleiben auch Leads liegen? Sprechen Sie direkt mit mir.
